Předznamenává nové evropské nařízení o veřejných listinách konec apostil v EU?
V polovině února nabylo účinnosti nové nařízení Evropské unie o veřejných listinách (č. 2016/1191). Má zjednodušit požadavky na předkládání některých veřejných listin a podpořit tak volný pohyb osob v rámci EU, osvobozuje totiž některé veřejné listiny od požadavku legalizace (tj. ověření podpisu, příp. pravosti pečeti či razítka) a povinnosti ověření pomocí apostilní doložky. Zavádí také vícejazyčné formuláře.
Doposud byla situace v Evropské unii kvůli různým mezinárodním mnohostranným i dvoustranným smlouvám poměrně zmatečná. Chtěl-li se například cizinec – občan EU – stát v České republice jednatelem s.r.o., musel se, v závislosti na své státní příslušnosti a na svém trvalém pobytu, vypořádat s rozdílnými požadavky ohledně potvrzení o neexistenci trestního stíhání. Docházelo tak k dosti absurdním situacím, kdy německý občan musel předložit výpis z trestního rejstříku opatřený překladem do češtiny a apostilní doložkou (zajištění apostily zpravidla trvalo několik dnů až týdnů a bylo poměrně nákladné), zatímco rakouský občan mohl díky dvoustranné mezinárodní smlouvě mezi ČR a Rakouskem doložit tento dokument bez apostilní doložky.
Cílem nového nařízení je situaci alespoň zčásti zpřehlednit. U vybraných (v nařízení taxativně uvedených) veřejných listin o osobním stavu vydaných orgánem jednoho členského státu EU už nebude vyžadována legalizace či apostilace za účelem jejich použití před orgány jiného členského státu. Tato pravidla se budou vztahovat jak na originály těchto listin, tak na jejich ověřené kopie, nikoliv však už na kopie ověřených kopií.
Nařízení také přináší zjednodušení v oblasti překladů veřejných listin, neboť zavádí tzv. vícejazyčné standardní formuláře. Jejich cílem je nahradit překlady veřejných listin přiložením tohoto formuláře. Nařízení nicméně ponechává správním orgánům možnost pomocí správního uvážení stanovit nezbytnost překladu z důvodu nedostatku informací ve vícejazyčném formuláři. Možnost použít vícejazyčný formulář pro konkrétní veřejnou listinu bude tudíž třeba u daného orgánu předem ověřit.
Nařízení dle našeho názoru v určitých oblastech používání veřejných listin zjednodušuje a zpřehledňuje. Stále však zůstává mnoho případů, kterých se nařízení nedotkne a na které nedopadá, například obstarání výpisu z obchodního rejstříku v rámci přeshraničního podnikání. Kladně nicméně hodnotíme skutečnost, že nařízení už nyní počítá s tím, že se v roce 2021 zjednodušení ověřování veřejných listin rozšíří mj. i na veřejné listiny týkající se právního postavení a zastupování obchodních společností či na doklady prokazující dosaženou kvalifikaci. Podle tohoto nařízení by také měl vzniknout přímý elektronický systém pro předávání veřejných listin mezi státy za účelem zamezení podvodnému jednání.