Tipy, jak se připravit na kontrolu dotací
Žádali jste o dotace v OP PIK, nebo se teprve chystáte zažádat o podporu v OP TAK? Pak se vás může týkat kontrola plnění dotačních podmínek ze strany jedné či více veřejných institucí. Ministerstvo průmyslu a obchodu zveřejnilo nejčastější chyby, na které kontroly narážejí, a my jsme je doplnili o zkušenosti z praxe. Častým zjištěním při kontrolách bývá neúplná dokumentace z realizace projektu či nesprávné vedení oddělené účetní evidence projektů.
Z naší zkušenosti je vhodné zmapovat veškeré podmínky a pravidla dotačního programu již během přípravy projektové žádosti a následně pak v průběhu samotné realizace. Řadě pochybení můžete předejít jednoduchou přípravou a průběžným sběrem relevantních podkladů v rámci realizace projektu. Níže uvádíme vybrané klíčové oblasti, na které doporučujeme se zaměřit.
Výběrová řízení
Při přípravě zadávací dokumentace výběrových řízení je vhodné se vyvarovat např. uvádění odkazů na konkrétní značky a jejich názvy kvůli možnému znevýhodnění dalších dodavatelů. Co se týče požadovaných parametrů, ty je vhodné uvádět např. jako minimální, maximální nebo v určitém rozsahu. Hodnotící kritéria pak nastavit tak, aby bylo jasné, co přesně a v jakých jednotkách bude hodnoceno. Klíčové je vždy postupovat v souladu s aktuální a platnou verzí Pravidel pro výběr dodavatelů a nezapomínat na problematiku střetu zájmů.
Účtování a doklady
Nezapomeňte na povinnost účtovat o majetku, příjmech a výdajích souvisejících s projektem na zvláštních analytických účtech, aby bylo možné v účetním systému společnosti jednoznačně identifikovat pohyby dotovaného majetku, zachycení podpořených nákladů či přijaté dotace. V praxi se setkáváme s různými přístupy. Ideální je přidat párovací znak projektu (např. Potenciál 1) přímo do účetního systému a dotované položky pak dle něj jednoznačně vyfiltrovat.
Mimo to často na fakturách nebo pracovních smlouvách podpořených zaměstnanců chybí číslo projektu nebo variabilní symbol, který by souhlasil s tím na výpisech z bankovního účtu apod.
Žádost o platbu
Při finančním vypořádání často dochází k záměnám různých typů výdajů ve smyslu investiční vs. neinvestiční výdaje nebo strojní vybavení vs. stavební práce apod. Setkáváme se také s vykazováním nezpůsobilých výdajů mezi způsobilými, kdy např. řada investic obsahuje položku „zaškolení obsluhy“, která není způsobilým výdajem, a je potřeba ji odečíst.
Samostatnou kapitolou, v níž se často chybuje, jsou také přepočty způsobilých výdajů ze zahraniční měny a úhrady faktur až po termínu ukončení projektu.
Zásadní je také dodržování termínů klíčových milníků dotačního projektu. Zejména pak oznamování změn v projektu, které se nejčastěji objevují ve struktuře pořizovaných investic nebo výši celkového rozpočtu apod. V takových případech je důležité rozsah změn a vliv na projekt včas komunikovat prostřednictvím Žádosti o změnu. Obecně je potřeba změny oznamovat v předstihu ve stanovených termínech, což platí také pro formální administraci Žádosti o změnu či Žádosti o platbu atd.
Mzdy a pojistné
U projektů s povinností vyplňovat Výkaz práce – Rozpis mzdových nákladů a dovolené je potřeba věnovat pozornost souladu uváděných hodnot se mzdovými listy, výkazy práce, pracovními smlouvami a informacemi schválenými v podnikatelském záměru. Častou nepřesností bývá uvedení hrubé mzdy včetně odměn a dovolené nebo chybný přepočet nákladů s přihlédnutím k částečným úvazkům pracovníků.
Kompletní dokumentace
Po dobu realizace a udržitelnosti projektu je nutné pamatovat také na to, že příjemce dotace musí být schopen doložit kompletní dokumentaci v originále a v aktuálním znění přímo v místě realizace projektu. Takzvaně v šuplíku by měl mít připravené zejména pracovní a nájemní smlouvy, smlouvy o dílo vč. dodatků, zadávací dokumentaci, nabídky od dodavatelů, předávací protokoly a další související materiály v závislosti na typu programu. Velmi důležité je pamatovat na soulad fyzických dokumentů s elektronickými verzemi, které společnost vložila do příslušného systému, např. MS2014+ apod.
Podmínky a pravidla, jimiž se příjemci dotací musí řídit, vycházejí nejen z Rozhodnutí o poskytnutí dotace včetně dodatků a příloh, ale také z textu a příloh příslušné dotační výzvy, souvisejících příruček pro daný program či programové období nebo pravidel pro výběr dodavatelů atd. Tyto dokumenty doporučujeme uložit a mít k dispozici.
Pokud vás kontrola čeká, nebo u vás právě probíhá a potřebujete poradit s konkrétním případem, nebo se chcete zorientovat v relevantních dokumentech, kontaktujte nás. Rádi pro vás zajistíme tzv. kontrolu nanečisto.