Nová pravidla sociálního zabezpečení v EU: co budou muset zaměstnavatelé změnit ve vztahu k přeshraniční práci?

Přestože nová pravidla začnou platit až po uplynutí tzv. implementačního období, pro zaměstnavatele už nyní představují důležitý signál. Bude totiž nutné přenastavit vysílací politiky, procesy a související interní kontrolní mechanismy. Jednou z nejcitelnějších změn jsou striktnější podmínky pro ponechání vysílaných pracovníků v domovském pojistném systému a získání příslušného formuláře A1 pro tzv. vyslání do 24 měsíců. 

Zaprvé dojde k prodloužení minimální doby pojištění v domovském státě před vysláním z dosavadního jednoho na tři měsíce. Pro HR a týmy globální mobility to znamená nutnost plánovat vyslání s větším časovým předstihem. 

Pro splnění podmínek tzv. vyslání a získání příslušného formuláře A1 novela dále zavádí povinnou dvouměsíční přestávku („cooling-off period“) mezi dvěma po sobě jdoucími vysláními. Zatímco dosud se tato povinná pauza týkala pouze vyslání zaměstnance opakovaně do stejného státu k témuž zaměstnavateli, nově bude muset být dodržena mezi jakýmikoli vysláními daného zaměstnance v rámci členských států. Cílem je zabránit řetězení krátkodobých vyslání, díky kterým lze ponechat vyslané pracovníky dlouhodobě v domovském pojistném systému. 

Zaměstnavatelé tak budou muset nově sledovat „historii vyslání“ jednotlivých zaměstnanců napříč všemi státy, což si vyžádá výrazně robustnější evidenci a koordinaci mezi HR, týmy projektového řízení a mzdovými týmy.

Novela současně upřesňuje, že ke splnění podmínek tzv. vyslání dochází pouze tehdy, pokud nahrazování jednoho vyslaného zaměstnance jiným na stejné pozici nepřesáhne 24 měsíců v součtu za oba pracovníky.
 

Přesnější kritéria pro určení příslušného státu

Další novinkou bude povinné podávání žádosti o formulář A1 před začátkem přeshraniční práce či vyslání, přičemž domovská instituce má zaměstnavateli automaticky potvrdit přijetí žádosti. Výjimka z této povinnosti bude platit pro nově velmi specificky definované služební cesty a pro cesty do tří dnů během 30 dnů. Netýká se však oboru stavebnictví. 

V praxi tak bude nutné nastavit interní systém sledování délky a frekvence cest a důsledně rozlišovat mezi tzv. krátkodobou služební cestou a vysláním.

Nová úprava zpřesňuje rovněž kritéria pro určení příslušného státu u osob pracujících ve dvou či více státech. V praxi to může vést ke změně příslušnosti zaměstnance k systému sociálního zabezpečení jiného státu než dosud. 

Současně bude kladen větší důraz na to, kde má zaměstnavatel skutečné místo podnikání, a na detailnější evidenci, kde a v jakém rozsahu zaměstnanec práci fyzicky vykonává.

Novela klade větší důraz na ochranu sociálních práv pro osoby v přeshraniční situaci, včetně nezaměstnaných a ekonomicky neaktivních osob, a nově vymezuje dávky dlouhodobé péče. Aby se zamezilo dvojímu pojištění či naopak úplnému vyloučení ze systému sociálního pojištění, zpřesňuje se, který stát bude zodpovědný za sociální zabezpečení migrujících osob.
 

Přibude kontrol

S cílem lépe bojovat proti podvodům, zneužívání pravidel, „sociálnímu dumpingu“ a praktikám tzv. letterbox company, novela zpřesňuje definici podvodu v oblasti koordinace sociálního zabezpečení a posiluje spolupráci mezi členskými státy – včetně rychlejší elektronické výměny dat (systém EESSI). 

V praxi lze očekávat vyšší míru kontrol ze strany institucí sociálního zabezpečení a rychlejší sdílení informací mezi členskými státy. To přináší zvýšené riziko sankcí v případě nesouladu mezi deklarovaným a faktickým stavem.

Přestože detailní implementace a účinnost novelizovaného nařízení nastane až po uplynutí dvouletého přechodného období, měly by společnosti začít s přípravami již nyní. Včasná revize vysílacích politik, nastavení HR procesů týkajících se formuláře A1 (zejména včasného sběru dat a monitoringu výkonu práce v zahraničí, včetně home office) a interních kontrol může významně snížit riziko budoucích sporů, sankcí i dodatečných nákladů. 

V případě zájmu vám rádi pomůžeme s revizí a nastavením interních procesů nebo posouzením konkrétních situací.