Buď připraven aneb Jaké důkazy uchovávat pro případ, že na dveře zaklepe finanční úřad
V okamžiku příchodu finančního úřadu už může být pozdě přemýšlet nad tím, jaké podklady si měl daňový subjekt schovat. Podívejme se na to, které konkrétní důkazní prostředky může správce daně vyžadovat v návaznosti na předmět daňové kontroly. Zásadní rozdíly jsou například u kontroly daňové uznatelnosti nákladů, uplatnění nároku na odpočet, restrukturalizace, převodních cen nebo v případě, že je namítáno zneužití práva.
Bez ohledu na to, jestli v konkrétním případě leží důkazní břemeno na správci daně nebo na daňovém subjektu, vyplatí se uchovávat podklady, kterými je daňový subjekt schopen prokázat uplatňovaný nárok.
Nejprve může poplatníka napadnout, že postačí správci daně předložit účetní doklady, výpisy z evidencí nebo doklady o dopravě, tedy důkazní prostředky, které má běžně k dispozici každý daňový subjekt. V případě daňové kontroly však nemusí tyto standardní doklady postačovat a uchování širší palety důkazních prostředků může daňovému subjektu významně ulehčit život. Pojďme se podívat na pár příkladů, se kterými se můžete v praxi setkat, a ukázat některé tipy.
První tip: pro běžné transakce
Optimální je se nejen při každé větší, ale i v rámci běžných transakcí zamyslet, co bylo jejich podstatou nebo cílem a v tomto ohledu nashromáždit a uchovávat relevantní podklady odpovídající kvality. Obtížně se prokazuje realizace plnění, jako je třeba provedení reklamní kampaně nebo zprostředkování. V takovém případě je vhodné pečlivě uschovat smlouvy, zadávací dokumentaci, předávací protokoly nebo i online výpisy z administrátorského účtu. Dokumenty musí být pečlivě připraveny, aby nebyly ve vzájemném rozporu a musí odrážet reálný stav plnění.
Druhý tip: pro oblast převodních cen
Dalším specifickým příkladem je oblast převodních cen, kdy je zejména vhodné mít zpracovanou vlastní dokumentaci, tedy zevrubnou analýzu, která ospravedlní nastavení transakcí mezi spojenými osobami. Není od věci archivovat výpočty controllingu, související e-mailovou komunikaci a v případě, kdy se daňový subjekt odvolává na interní předpisy, je nezbytné takovými předpisy skutečně disponovat. Samostatnou kapitolou je např. „management fee“, kde daňový subjekt prokazuje nejen to, že plnění proběhlo, ale musí prokázat i související užitek z těchto služeb. Uskutečnění plnění lze doložit výkazy práce zaměstnanců, související užitek pak například interní kalkulací obdobných nákladů.
Třetí tip: pro případ restrukturalizace
V případě restrukturalizací, v jejichž rámci je realizována určitá daňová úspora, správce daně zase často zkoumá, zda nedošlo k tzv. zneužití práva. Na daňovém subjektu pak je opatřit si podklady ohledně ekonomického smyslu celého projektu a jeho širších souvislostí na úrovni skupiny, ať už je to analýza dopadů restrukturalizace vyhotovená nezávislou společností nebo řádně vedené zápisy z jednání managementu.
Důkazní prostředky je nezbytné shromažďovat již ve fázi realizace transakce nebo zdanitelného plnění, protože až přijde finanční úřad na kontrolu, bude s ohledem na značný časový odstup prakticky nemožné předložit ucelený důkazní materiál. S postupem času je také obtížné vybavit si veškeré detaily plnění, dohledat potřebné e-maily nebo kontaktovat zúčastněné osoby, které se už tou dobou mohou věnovat něčemu úplně jinému. A tak kdo ctí skautské heslo „Buď připraven!“, může si v případě daňové kontroly ušetřit spoustu starostí.