Advokáti budou moci ověřovat elektronické podpisy
Již brzy by měla nabýt účinnosti nová vyhláška, která umožní, aby advokáti mohli ověřit elektronicky podepsané dokumenty. Jedná se novinku, která usnadní (nejen) podnikatelům fungování v obchodním styku.
Vyhláška doplňuje novelu zákona o advokacii z července 2022, která zakotvila možnost advokáta učinit prohlášení o pravosti podpisu také na elektronicky podepsaném dokumentu. Doposud však neexistoval prováděcí předpis, který by blíže upravoval způsob, jak ověření provést a zaznamenat, a technické otázky s tím spojené. V praxi proto tato možnost zůstávala nevyužitá.
Podle vyhlášky advokát může ověřit:
- kvalifikovaný i zaručený elektronický podpis (např. PostSignum, DocuSign) – v tomto případě advokát kontroluje, že integrita dokumentu, ke kterému je podpis připojen, nebyla porušena (důvěryhodnost certifikátu či jeho expiraci však advokát kontrolovat nemusí); a
- prostý elektronický podpis (např. sken podpisu) – za podmínky, že je takový podpis viditelný přímo v dokumentu.
Požadavky na elektronický dokument
Dokument, na kterém bude podpis legalizován, může mít maximální velikost 50 MB a musí být ve formátu PDF/A, tedy ve speciálním typu PDF, který je určený pro dlouhodobé archivování dokumentů a který zajišťuje, že obsah dokumentu (včetně písma, příloh apod.) zůstane neměnný i po letech. U modernější verze PDF/A-3, která umožňuje do dokumentu vkládat další soubory, je požadováno, aby případné přílohy byly ve formátu povoleném pro archivaci dokumentů podle vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby. Zároveň dokument nesmí obsahovat žádný škodlivý kód, který by mohl ohrozit informační systémy nebo programové vybavení advokáta.
Postup advokáta při legalizaci
Advokát při ověřování elektronického podpisu připojí k dokumentu doložku s prohlášením o pravosti podpisu, přičemž součástí prohlášení bude i otisk dokumentu s legalizovaným podpisem. Dokument následně advokát opatří svým kvalifikovaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Dokument s doložkou s prohlášením následně předá klientovi prostřednictvím datové schránky, nebo datového úložiště, kde si jej může vyzvednout.
Vyhláška má nabýt účinnosti 1. července 2025. Už od léta bychom tak měli mít možnost ověřit i elektronický podpis, což by mělo do budoucna přinést zejména podnikatelům velké časové, administrativní i finanční úspory.