Haló, tady finanční úřad – jak na neformální komunikaci se správcem daně
Píše vám správce daně e-maily? Telefonuje vám? Přestože daňový řád upravuje pouze formální způsoby komunikace (datová schránka, listovní pošta atd.), nejsou e-maily a telefonáty ničím neobvyklým. Nabízí operativní a rychlejší způsob komunikace mezi daňovým subjektem a správcem daně. Z hlediska daňového řízení však nejsou bez úskalí.
Neformální komunikace ze strany správce daně prostřednictvím telefonu či e-mailu není v daňovém řádu upravena. Správce daně využívá tento typ komunikace, aby urychlil daňové řízení. Často takto požaduje doplňující informace k podanému daňovému přiznání. A mnohdy ve velmi krátkých lhůtách. Jak na takové požadavky reagovat?
Na e-mailové a telefonické požadavky k zaslání podkladů či vysvětlení doporučujeme odpovídat prostřednictvím datové schránky. Ta totiž na rozdíl od e-mailu nabízí evidenci o tom, co a komu bylo doručeno. To nevylučuje v rámci dobrých vztahů poslat stejný dokument dané úřední osobě rovněž e-mailem s poznámkou, že zprávu totožného obsahu jste zaslali také datovou schránkou. Potřeba je rovněž zvážit interní pravidla pro zasílání mnohdy citlivých údajů – dovoluje směrnice poslat tyto údaje e-mailem? Tady neexistuje univerzální recept a záleží vždy na konkrétní situaci. Datová schránka by však podle našeho názoru neměla nikdy chybět.
A co když telefon zazvoní a správce daně se nedožaduje zaslání podkladů e-mailem, ale chce jen něco vysvětlit? Tady doporučujeme obzvlášť zpozornět. Každý telefonát se správcem daně se obvykle promítne do tzv. úředního záznamu – tam správce daně poznamená, s kým mluvil a o čem. „Zápis z telefonátu“ se druhé straně k odsouhlasení neposílá a je navždy uložen v daňovém spise.
Telefonáty jsou rizikové také v tom, že nikdy nevíte, s kým z vaší firmy si bude správce daně povídat. Ze zkušenosti víme, že se někdy dovolá osobě, která nedisponuje úplnými informacemi k dané otázce. Ve snaze vyhovět poskytne správci daně nesprávné či důvěrné informace. V daňovém spise se poté nachází tato nesprávná informace tak říkajíc černá na bílém v podobě úředního záznamu. K jeho obsahu se dostanete jen při nahlížení do spisu a bránit se proti němu lze poměrně těžko – v praxi často ani nevíte, že takový úřední záznam existuje.
Jak nejlépe v takové situaci reagovat? Vzít si čas na odpověď a zjistit potřebné informace interně a reakci zaslat do datové schránky. Doporučujeme mít pod kontrolou informace, které se dostanou do daňového spisu. Řešením na straně daňového subjektu je úprava interních pravidel týkajících se toho, kdo může za daňový subjekt jednat se správcem daně. Ostatní by na pověřené osoby měli odkázat a přenechat komunikaci jim. Tak lze efektivně zabránit poskytnutí neúplných či nesprávných informací.