Jak na oddělenou evidenci nákladů na výzkum a vývoj
Aby daňový poplatník mohl uplatnit odpočet na podporu výzkumu a vývoje ve svém daňovém přiznání, musí především správně posoudit dané aktivity, zpracovat projektovou dokumentaci a též správně evidovat související náklady. Ty musí vést odděleně od ostatních nákladů. Co přesně si pod oddělenou evidencí představit?
Judikatury týkající se odpočtu na podporu výzkumu a vývoje postupně přibývá. Věnuje se však zejména rozlišení mezi výzkumnými a vývojovými aktivitami a inovacemi nebo náležitostem projektové dokumentace. Nyní se Nejvyšší správní soud ve svém rozsudku 9 Afs 144/2016-51 zabýval způsobem evidence osobních a provozních nákladů souvisejících s výzkumem a vývojem včetně toho, jak má daňový subjekt prokázat jejich skutečné vynaložení.
V posuzovaném případě daňový subjekt o nákladech na projekty výzkumu a vývoje účtoval na běžných analytických účtech. Možnosti účtovat prostřednictvím tzv. středisek nevyužíval. V účetnictví tak chyběla přímá vazba na konkrétní vývojové projekty. Evidence osobních nákladů zaměstnanců pracujících na vývojových projektech spočívala v plánu procentního podílu na pracovním úvazku. Plán obsahovala projektová dokumentace a byl vyhotoven před samotnou realizací vývojových aktivit. Tento způsob evidence nákladů označil správce daně za nedostatečně průkazný. Tvrdil, že nebyla splněna podmínka oddělené evidence nákladů. Výsledkem byla doměřená daň z titulu neuznaného odpočtu.
NSS dal plně za pravdu správci daně, když uvedl, že pouhé procentuální určení úvazku žádným způsobem neprokazuje, že se zaměstnanci vývojovému projektu skutečně věnovali. Dle soudu je nutné vést takovou evidenci, z níž bude patrné, čemu konkrétně se zaměstnanci věnovali, kdy přesně tyto činnosti probíhaly a zda existuje přímá vazba činností na výzkumné a vývojové aktivity.
NSS konstatoval, že smysl oddělené evidence spatřuje ve vytvoření úplného soupisu všech nákladů vynaložených při realizaci projektů výzkumu a vývoje. Současně zdůraznil, že identifikace nákladů v této oddělené evidenci musí být takového charakteru, aby na jejím základě bylo možno propojit jednotlivé účetní doklady s evidovanými náklady. Podrobněji se nevyjadřuje, jaký konkrétní způsob evidence odpovídá jeho chápání oddělené evidence (tj. zda je plně dostačující např. právě účtování prostřednictvím středisek). Slovy soudu tak lze uzavřít, že v oddělené evidenci musí být náklady dostatečně konkrétně specifikovány a musí odrážet realitu.
Doporučujeme věnovat způsobu evidence nákladů na projekty výzkumu a vývoje patřičnou pozornost. Rádi vám s nastavením oddělené evidence pomůžeme.