Informační povinnost zaměstnavatelů vůči úřadu práce bude možno splnit pouze elektronicky
V návaznosti na rozsáhlou novelu zákona o zaměstnanosti představilo ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) nový plán digitalizace za účelem zjednodušení administrativy a zlepšení služeb. Tato digitalizace zásadně změní způsob plnění informační povinnosti, kterou ze zákona má každý zaměstnavatel při zaměstnávání cizinců.
Zákon ukládá zaměstnavatelům povinnost hlásit nástupy, ukončení pracovního poměru a změny údajů zahraničních pracovníků. V současnosti se tato povinnost plní oznámením datovou zprávou, e-mailem, faxem nebo případně předáním tištěného formuláře příslušné pobočce Úřadu práce ČR. Pracovníci úřadu práce následně tyto údaje manuálně zadávají do interních systémů, což představuje značnou administrativní zátěž.
V novém systému budou mít zaměstnavatelé tři možnosti, jak oznamovací povinnost splnit:
- vyplnit nový webový formulář dostupný na stránkách MPSV, ze kterého se údaje automaticky propíšou do centrální databáze,
- zaslat informační kartu ve formátu XML prostřednictvím datové schránky,
- přímá integrace evidenčního systému zaměstnavatele na rozhraní MPSV, tj. automatické přepisování dat z interních systémů zaměstnavatelů přímo do databáze úřadu.
Plná digitalizace této administrativy by měla minimalizovat nutnost manuálních úkonů na straně úřadu práce.
Nový způsob hlášení povinně od července
V současné době mohou zaměstnavatelé ke splnění informační povinnosti využívat jak dosavadní, tak i nové kanály. Od 1. července 2024 budou muset všichni přejít na nové způsoby hlášení a využívat jednu ze tří výše zmíněných cest. Aktuální souběh fungování obou metod snad MPSV využije k nápravě technických i praktických problémů, které se už objevují.
Je důležité zmínit, že se tento systém neuplatní na oznámení o vyslání zahraničních pracovníků na území ČR v rámci poskytování služeb. Tato agenda přejde od 1. července 2024 pod Státní úřad inspekce práce, který bude využívat svůj vlastní elektronický systém.
Digitalizace systémů státní správy je vítaným krokem vpřed. Úřady v České republice často využívají zastaralé a neefektivní systémy a zautomatizováno je zatím jen minimum úkonů. Představené změny ale mohou vyžadovat určité investice do zavedení nových systémů na straně zaměstnavatelů, přičemž čas na přípravu je relativně krátký. Nicméně větší problém v této chvíli vidíme v neúplnosti oznamovacích formulářů, které neumožňují uvedení všech informací, které je zaměstnavatel dle zákona povinen hlásit. V současné době je možné dohlásit chybějící informace volnou formou, tedy i mimo standardizovaný formulář, ovšem od 1. července to již možné nebude. Při využití varianty zaslání souboru ve formátu XML tak zatím neexistuje možnost, jak by zaměstnavatelé mohli svou povinnost stoprocentně splnit. Obavy vzbuzuje také skutečnost, že k systému pro hlášení vyslání zahraničních pracovníků zatím nejsou žádné bližší informace, přestože termín ostrého provozu se blíží.