Jak uzavírat smlouvy na dálku

Distanční kontraktace neboli uzavírání smluv na dálku je v době celostátní karantény aktuálnější než kdy dříve. Přinášíme shrnutí nejběžnějších přístupů i jejich úskalí.

Musím mít smlouvu skutečně písemně?

Smlouvy uzavíráme různě. Písemně, ústně („Tady máš peníze a dojdi mi, prosím, nakoupit.“ „Tak jo.“) i tzv. konkludentně pouhým jednáním (vyložím nákup na pás a zaplatím jej). Ačkoliv písemnost smluv se doporučuje už s ohledem na lepší dokumentaci a z ní vyplývající důkazní prostředky, nesmíme zapomínat, že zákon písemnou smlouvu vyžaduje jen v některých případech. K těm nejběžnějším patří generální plná moc, zakladatelská právní jednání ustavující právnickou osobu (např. společenská smlouva s. r. o.), pracovní smlouva a její výpověď, nebo převody nemovitostí. Ve většině případů, například u běžných dodavatelsko-odběratelských smluv, tedy není písemná forma povinná.

Je nutné také důsledně rozlišovat formu smlouvy (ve smyslu jejího obsahu) a požadavky na její podpis.

Co přesně znamená písemně?

Současné právní vymezení písemné formy je bohužel nedostatečné. Občanský zákoník (§ 562) stanoví, že písemná forma je zachovaná i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Není však jasný vztah k ustanovení (§ 561), dle kterého se k platnosti právního jednání učiněného v písemné formě vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.

Z této kusé úpravy by se snad zdálo, že mám-li dostatečně zachycený obsah (např. textová podoba e-mailu) a určení jednající osoby (její podpis ve tvaru „jméno a příjmení“, případně doplnění například o funkci v rámci společnosti, sídlo, IČO, apod.), jedná se o písemné právní jednání. Dostupná judikatura je ale k tomuto závěru převážně skeptická, a to především ve vztahu k podpisu.

Stranou protentokrát ponecháme právní libůstky typu darovací smlouva na byt v podobě komiksu (kterou katastrální úřad mimochodem jako písemnou formu akceptoval).

Jakým způsobem mohu podepsat?

V čistě „papírové formě“ existují druhy podpisů v zásadě dva. „Obyčejný“ vlastnoruční podpis a úředně ověřený podpis. Ten je opět zákonem vyžadován jen v několika zvlášť určených případech. Jde například o plnou moc k právnímu jednání ve formě veřejné listiny (typicky jednání týkající se zásadních změn obchodních společností), nebo listiny pro vklad věcných práv k nemovitostem do katastru.

U elektronických způsobů jednání je situace složitější. Nařízení eIDAS účinné od 1. července 2016 rozlišuje standardní elektronický podpis (např. běžný podpis v e-mailu), zaručený elektronický podpis (zajišťující integritu dokumentu) a kvalifikovaný elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, který zaručuje identitu podepisujícího a je tak rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Bohužel však ani ten není možné v obecné rovině považovat za digitální ekvivalent úředně ověřeného podpisu. Aby zmatků snad nebylo málo, české právo (zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ale i nový zákon o právu na digitální služby) k tomu ještě přidává takzvaný uznávaný elektronický podpis. Ten ovšem ve světle zmíněného eIDAS může dle okolností být jak zaručeným, tak kvalifikovaným elektronickým podpisem.

Vyhovět výše nastíněným požadavkům na dostatečně kvalifikovaný elektronický podpis je tedy v praxi značně složité, v některých situacích (např. pro uzavírání pracovních smluv, což je typický ilustrační příklad) až nemožné. V každém případě nejde zrovna o efektivní a praktická řešení.

Co tedy dělat?

Vyhodnotit, jaké jsou zákonné požadavky na formu uzavírané smlouvy a její podpis. V případě běžných obchodních smluv není problém si v mezích zákona s protistranou sjednat ideální formu smlouvy. Nezapomínejte přitom dostatečně zohlednit i následnou komunikaci a možnosti změny smlouvy (např. zda je možné uzavřít dodatek e-mailem, zda je ten stranami považován za písemnou formu, případně některá jednání omezit na konkrétní osoby a/nebo konkrétní komunikační kanály včetně zvláštních aplikací). Podobně bude často dostačovat i výměna vlastnoručně podepsaného skenu smlouvy na běžných komunikačních kanálech (typicky e-mailu).

V případě potřeby kvalifikovaného způsobu ověření elektronického právního jednání je bohužel na místě spíše obezřetnost. Zákonodárce v tomto ohledu naneštěstí nestíhá držet krok s technickým vývojem, což je v současné situaci obzvlášť bolestivé.

V případě pochybností lze samozřejmě využít i starý dobrý vlastnoručně podepsaný papír doručený poštou či kurýrem. I v takovém případě je však třeba mít na paměti, že ani tehdy nemáte stoprocentní jistotu, že dokument skutečně podepsala žádoucí osoba.

 

Sdílet článek