Přijatá služba – jak obhájit její daňovou uznatelnost?

Zatímco v uplynulých letech se finanční úřady zabývaly především službami od spojených osob, v současné době se čím dál častěji zaměřují i na služby přijaté od nespřízněných stran.

Proč tedy správci daně zpochybňují náklady v podobě přijatých služeb? Jsou dvě nejčastější příčiny. V prvním případě je to nedostatečné doložení, že služba byla skutečně poskytnuta (a to v období, kdy je o ní účtováno) a co je její podstatou. V druhé situaci je to neprokázání, že příjemci přijatá služba přinesla kýžený užitek, tj. sloužila či měla/mohla sloužit k dosažení, zajištění a udržení jeho zdanitelných příjmů. Nesmíme zapomínat ani na výši ceny za poskytnutou službu, která by měla být tržně obvyklá, a to i v případě mimoskupinových vztahů. Pokud totiž správce daně dojde k závěru, že byl příslušný smluvní vztah vytvořen primárně za účelem snížení základu daně/zvýšení daňové ztráty, mohou být smluvní strany považovány za osoby spřízněné (tzv. jinak spojené), a to i bez vzájemného kapitálového či personálního propojení.

Vraťme se k prokazování služeb jako takových. Závěry zpráv finančních úřadů při postupech k odstranění pochybností nebo daňových kontrolách v oblasti prokazování služeb nezřídka obsahují tvrzení obdobné tomuto: „V průběhu řízení vznikly správci daně pochybnosti o oprávněném zahrnutí nákladů do nákladů daňových, protože správci daně nebyly předloženy takové důkazní prostředky, ze kterých by bylo zřejmé, že bylo reálně plněno, kdy a jaké konkrétní práce a v jakém rozsahu a s jakým výsledkem byly dodavatelem fakturované práce provedeny a že sloužily k dosažení zajištění a udržení zdanitelných příjmů subjektu.“ Nepříjemným důsledkem takového závěru bývá doměření daně včetně příslušných sankcí s odůvodněním, že daňový subjekt neunesl důkazní břemeno.

Může-li být, zvláště s odstupem několika měsíců až let, složité doložit zpětně charakter poskytnuté služby a její výsledek, je o to složitější zpětně prokázat konkrétní přínos pro příjemce služby (tzv. benefit test). V praxi to znamená, že společnost by měla být u každého přijatého plnění připravena doložit, že výdaje vynaložené na toto plnění jí přinášejí nějakou výhodu. Takovýmto benefitem nemusí být nutně pouze přímé zvýšení jejích výnosů, ale může jít například i o úsporu nákladů, snížení rizika či zvýšení efektivity. 

Nejvyšší správní soud dává ve výše uvedených případech správcům daně často za pravdu a konstatuje, že pouhým předložením faktury či smlouvy k předmětné službě není žádným způsobem doloženo ani skutečné poskytnutí služby ani přínos této služby jejímu příjemci. 

Jak podobným nepříjemným diskuzím se správcem daně předcházet? Výchozím krokem je tuto oblast nepodceňovat v dobré víře, že až přijde finanční úřad na kontrolu, vše potřebné se doloží. Praxe ukazuje, že tak jednoduché to není. V době, kdy dorazí finanční úřad, už „pamětníci“ poskytnuté služby často ve společnosti nepracují. S nimi a s daty z jejich počítačů nenávratně zmizely všechny relevantní důkazy o poskytnutých službách. A i pokud příslušní odpovědní pracovníci ve společnosti stále pracují, dohledat správný podklad v záplavě dat může být po takové době opravdový oříšek. Ideální je zavést ve společnosti interní procesy, které zajistí co možná nejlepší dokumentaci k přijímaným službám a jejich přínosům pro případ daňové kontroly již v okamžiku jejich poskytnutí a díky nimž si společnost bude zároveň moci být jistá, že je dokumentace uložena na bezpečném místě pro pozdější snadné dohledání. 

Závěrem nezbývá než doporučit včasné a důsledné shromažďování a archivování důkazních prostředků ke všem poskytnutým službám. Může jít o e-mailovou komunikaci, zadání úkolů, zápisy z telefonických rozhovorů či schůzek, výkazy práce poskytovatele, výstupy práce poskytovatele apod. Zároveň je vždy vhodné u významnějších přijatých služeb průběžně vyhodnocovat a dokumentovat jejich přínosy pro společnost (pro doložení tzv. benefit testu).